Hääpäivän aikataulun suunnittelu

Hääpäivä on aivan ihana päivä johon liittyy paljon toiveita, haaveita, odotuksia sekä monia liikkuvia osia. Näiden yhdistäminen siten, että päivästä tulee iloinen, leppoisa ja tunnelmallinen voi hetkittäin tuntua myös haastavalta. Siksi päätin kirjoittaa blogipostauksen hääpäivän aikataulun suunnittelusta.

Uskon että parasta apua ja toimivimpia vinkkejä saa aina alan asiantuntijoilta ja kun kyseessä on hääpäivän aikaulun suunnittelu, parhaita asiantuntijoita ovat mielestäni hääsuunnittelijat. Haastattelinkin siksi Heini Vainikkalaa, joka toimii Meventin hääsuunnittelijana. Nyt muistilistat esiin, tässä tulee nimittäin helmiä!

Milloin ja mistä hääpäivän aikataulun suunnittelu kannattaa aloittaa?

“Pohja hääviikonlopun aikataululle kannattaa luoda jo useampi kuukausi ennen itse juhlapäivää, jotta aikataulun raamit ovat kunnossa ja niitä pystytään täydentämään sekä hiomaan matkan varrella. Itse aloittaisin noin 3-4 kk etukäteen, silloin pääsee rauhassa fiilistelemään ja tekemään aikataulua itsellenne tutuksi etukäteen.”

Päivän aikataulua rakennettaessa kannattaa alkuun miettiä seuraavat asiat:

• Mihin aikaan vihkiminen on? Tämä määrittää muun aikataulun.
• Otetaanko first look kuvat?
• Kuvataanko potretit ennen vai jälkeen vihkimisen?
• Mihin aikaan ruokailu on?
• Pitääkö juhlatilan olla tyhjänä tiettyyn aikaan illasta?

Mitkä muut asiat vaikuttavat hääpäivän aikataulun laatimiseen?

Vihkimisen ja ruokailun lisäksi on otettava huomioon etäisyydet ja juhlatilan koristelu

• Missä hääpari laittautuu aamulla?
• Onko kuvauspaikat lähellä vihkimispaikkaa?
• Onko vihkipaikan ja juhlapaikan välillä matkaa?
• Mihin aikaan juhlatilaa pääsee laittamaan kuntoon?
• Pitääkö palveluntarjoajia (floristi, catering, esiintyjät jne.) olla vastassa aamulla ja mihin aikaan?
• Kuka siivoaa tilan?

“On hyvä olla selkeät muistiinpanot ja viestiketjut palveluntarjoajien kanssa, jotta ei jää epäselväksi mitä on sovittu vaikkapa aikataulusta, ruokailusta ja saapumisesta.”

Miten vuodenaika / säätila kannattaa huomioida aikataulun tekemisessä?

“Jos toiveissa on ulkovihkiminen tai ulkopotretit, kannattaa näille suunnitella se kuuluisa “Plan B” ja katsoa paljonko kumpikin vaihtoehto vie aikaa. Myös ajoaika kirkon ja juhlapaikan välillä saattaa olla talvella pidempi.”

Mitä suosituksia voisit antaa esim. ruokailun tai kahvittelun keston suhteen?

“Ruokailun aikataulusta kannattaa keskustella aina cateringin kanssa ja kysyä heidän arvioaikansa. Useamman ruokalajin pöytiintarjoilu eroaa ajallisesti buffet-tyyppisestä ruokailusta.

Karkea arvio on että 100 hengen juhlissa pöytiintarjoiluun voi varata ainakin 1 h per ruokalaji, viinikaato ja blokkaus, kun taas buffetruokailu alkuruokineen voi viedä aikaa 2 h.

Kakkukahvit voi sijoittaa 1,5-2 h ruokailun jälkeen. Häätanssi voi olla kahvin jälkeen, jolloin usein alkaa juhlien rennompi osuus.”

Mikä asia usein menee aikataulussa pieleen, mihin kannattaisi laittaa puskuria?

Ennakkohankinnat, ennakkokoristelut, roudaus ja siistiminen vievät myös yllättävän siivun aikaa, tämä kannattaa ottaa huomioon niin hyvin kuin mahdollista. Heini muistuttaa delegoimaan kaiken mahdollisen ja varsinkin juhlapäivää edeltävänä iltana itse juhlaparin tulisi varata aikaa myös rentoutumiselle.

“On tärkeää varata riittävästi aikaa myös hääaamun valmisteluihin ja siirtymiin sekä hääseurueen ruokailuun aamulla ja ennen vihkimistä. Päivän ohjelmaan kannattaa jemmata aikaa jaloittelulle, jotta kesken juhlan on aikaa seurustella vieraiden kanssa. Ennakointi lienee avainsana, on hyvä lähettää hääpäivän aikataulu kaikille palveluntarjoajille ja käydä se läpi heidän kanssaan hyvissä ajoin.”

Hääpäivän aikataulun suunnittelu, parhaat vinkit?

• Palveluntarjoajien kanssa täytyy selvittää kauanko aikaa menee mihinkin: meikki, hiukset, kuljetukset, kuvaukset, ruokailu, bändin roudaus, soundcheck, soittoaika..
• Tarkkojen aikataulujen teko ja niiden jakaminen kaikille asianosaisille. Vastuuhenkilöiden valinta (kuka ottaa vastaan palveluntarjoajat? Kuka toimii seremoniamestarina? Kuka vetää leikin ja milloin on puheiden aika?)

Kun hääpäivän aikataulun suunnittelu on tehty huolellisesti etukäteen, on helppo rentoutua ja nauttia juhlasta.

Tosi hyviä vinkkejä sekä aikatauluun että muutenkin juhlapäivän suunnitteluun on muuten saatavissa Meventin verkkokaupasta löytyvästä Hääsuunnittelu-verkkokurssista. Kun kysyin hieman tarkemmin kurssin sisällöstä Heini kertoi:

“Verkkokurssilla saa selata omaan tahtiin ammattilaisen huolella ja kokemuksella koostamaa materiaalipankkia, joka sisältää seuraavat osiot: Check- list, Stailaus sekä Aikataulu sekä näihin liittyviä ajatustehtäviä. Näiden lomassa on paljon vinkkejä sekä muun muassa aikataulupohja. Verkkokurssista hyötyy hääparin lisäksi myös muut päivän tärkeät henkilöt, erityisesti jos häiden tai muiden isompien juhlien järjestäminen ei ole tuttua. Verkkokurssi nostaa esiin monia asioita joita ei välttämättä muuten tulisi huomioitua lainkaan, ainakaan ajoissa. Kurssin voi antaa vaikkapa lahjaksi. Verkkokurssi on kätevä koska siihen voi palata milloin vain, se antaa ohjat juhlan järjestäjän käsiin.”

Iloista häiden suunnittelua!

ps. Fressejä ideoita ja trendejä hääpäivän ohjelmiin, ruokiin ja vieraiden viihtymiseen löydät mun aiemmasta blogipostauksesta “Parhaat hääideat”